Como abrir um escritório de contabilidade?

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como planejar e abrir um escritório de contabilidade

Abrir um escritório de contabilidade é o desejo de muitos que se formam em áreas relacionadas a negócios, como a própria contabilidade, administração, marketing e outros.

De fato, com o número cada vez maior de empresas no Brasil, a demanda por escritórios de contabilidade é alta.

Mais, assim como qualquer negócio há muita concorrência, o que o faz com que os desafios não sejam muito diferentes da criação de qualquer outro tipo de negócio.

Entre os desafios estão: conseguir clientes, contratar pessoal capacitado e ter um processo eficiente e eficaz que proporciona excelente atendimento e agilidade na entrega dos serviços aos clientes.

Esse artigo não é um plano de negócios, nosso objetivo é gerar insights para que você possa desenvolver seu próprio plano, a depender do diferencial do seu serviço, do seu preço, da sua localização, e de seu marketing, entre outras características do negócio que trataremos aqui.

Veja o que você verá neste artigo:

História;

Mercado;

Localização;

Exigências;

Estrutura;

Pessoal;

Equipamentos;

Serviço;

Processos e organização;

Automação;

Logística;

Investimento;

Capital de Giro;

Custos;

Diferenciação;

Marketing e Vendas;

Fisco e tributos;

Entidades.

Fique comigo que tenho certeza que estas informações são cruciais para o desenvolvimento do seu negócio e em particular do seu plano de negócios, que é sem dúvida, crucial para qualquer empreendedor que queira criar um negócio sólido e duradouro.

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História da Contabilidade

A contabilidade é uma ciência antiga, desde quando se precisou contar e ter controle sobre a propriedade, o homem começou a se utilizar de técnicas que facilitam sua tomada de decisão em favor da sustentação de seu estilo de vida.

Seja a necessidade necessária de caça para manter vivo seu grupo, seja pela quantidade de alimentos coletados suficientes para manter a vida durante certo período, a contabilidade nasceu e se desenvolveu juntamente com a evolução do homem.

A contabilidade, apesar de não estar em constante atualizações como por exemplo a área de tecnologia, ela nunca se acomodou, evolui de forma lenta mais sempre em busca de novas formas de tornar o controle de patrimônio mais eficaz e eficiente.

Durante esse processo, além do controle de patrimônio, surgiram conceitos de prospecção de resultados, controles de custos, além do denominado e conhecido método das Partidas Dobradas, desenvolvida pelo Frei Italiano Luca Pacioli, que diz que para cada débito sempre irá existir crédito de igual valor.

Pai da Contabilidade - Frei Lucca Paciolo

Desde 1990 vivemos a era da contabilização do Capital Intelectual, que reconhece a qualificação de seu quadro de funcionários como parte integrante de seus Bens Patrimoniais.

Mercado Contábil

Uma grande vantagem de se abrir um escritório de contabilidade é a geração de renda recorrente, ou seja, após conquistar um cliente você pode ter uma renda recorrente todo mês, o que facilita o planejamento e a manutenção do seu negócio.

Vivemos em um país empreendedor, na verdade o Brasil é um país que faz escola de empreendedorismo, exportamos grandes executivos e grandes modelos de negócios para todo o mundo.

A própria dificuldade gerada pela burocracia brasileira proporciona o desenvolvimento de empreendedores que podem fazer sucesso no mundo todo, se tiver sucesso aqui.

Por essa característica empreendedora, que muitas vezes surge de necessidade não de talento nato, abre um grande mercado para os escritórios de contabilidade.

É crescente a criação de empresas, bem como seu fechamento no Brasil, logicamente todo esse processo de manutenção, abertura e fechamento de empresas necessita de um escritório de contabilidade.

Localização do escritório de contabilidade

A localização do escritório de contabilidade depende muito da forma que o empresário usara para se comunicar com seus potenciais clientes.

Mas no que tange a proximidade, é bom sempre estar por perto daqueles que podem vir a ser seus clientes.

Diferentemente de uma loja, os escritórios de contabilidade não necessitam de muita visibilidade e vitrine, já que o papel do empreendedor que quer vida longa a seu negócio é ir até aos clientes, e não esperar que ele venha até o escritório.

Desta maneira a visibilidade física não é tão importante quanto a necessidade do empreendedor ir até seus clientes oferecer seus serviços.

Uma forma de aumentar a visibilidade do seu negócio contábil é estar presente nas mídias sociais.

Exigências para abrir um escritório de contabilidade

Eis as exigências necessárias para se estabelecer e fazer funcionar um escritório de contabilidade:

  1. a) Registro da empresa nos seguintes órgãos:
  • Junta Comercial;
  • Secretaria da Receita Federal (CNPJ);
  • Prefeitura Municipal;
  • Enquadramento na Entidade Sindical Patronal (empresa ficará obrigada a recolher por ocasião da constituição e até o dia 31 de janeiro de cada ano, a Contribuição Sindical Patronal);
  • Corpo de Bombeiros Militar;
  • Registro do escritório de contabilidade junto ao Conselho Regional de Contabilidade.
  1. b) Visita a prefeitura da cidade onde pretende montar o seu escritório de contabilidade para fazer a consulta de local e emissão das certidões de Uso do Solo e Número Oficial.

Atentar-se aos seguintes instrumentos legais:

  1. Decreto-Lei n°. 9.295, de 27 de maio de 1946 – Cria o Conselho Federal de Contabilidade, define as atribuições do Contador e do Técnico em Contabilidade, e dá outras providências.
  2. Resolução CFC 803, de 10 de outubro de 1996 – Aprova o Código de Ética do Profissional Contabilista.
  3. Resolução CFC 814, de 25 de julho de 1997 – Constitui Infração ao Decreto-Lei nº. 9.295/1946 a inadimplência de Contabilistas para com o Conselho Regional de Contabilidade.
  4. Resolução CFC 867, de 09 de dezembro de 1999 – Dispõe sobre o Registro profissional dos Contabilistas.
  5. Resolução CFC 868, de 09 de dezembro de 1999 – Dispõe sobre o Registro Cadastral das Organizações Contábeis nos Conselhos Regionais de Contabilidade.
  6. Resolução CFC 892, de 09 de novembro de 2000 – Altera as Resoluções CFC nº. 867/1999 e nº. 868/1999, que dispõem sobre o Registro Profissional dos Contabilistas e Cadastral das Organizações Contábeis nos Conselhos Regionais de Contabilidade, e dá outras providências.
  7. Resolução 750, de 29 de dezembro de 1993 – Dispõe sobre os Princípios Fundamentais de Contabilidade. Essa resolução é uma das mais importantes da área contábil.

Estrutura necessária para abrir um escritório de contabilidade

Obviamente a estrutura dependerá muito daquilo que o empreendedor contabilista pretende e prospecta para seu futuro.

Se no caso no início a empresa contará apenas com o próprio empreendedor, uma pequena sala é suficiente para as atividades, agora se você já conta com alguns clientes e já pretende começar com alguns funcionários, já deve contar com a possibilidade de um espaço maior.

Tudo isso dependerá do tamanho que você começará, se já tem ou não clientes, do seu capital financeiro, entre outros fatores.

Normalmente um escritório de contabilidade conta com os seguintes espaços:

  • Arquivo;
  • Escrita Fiscal;
  • Departamento Pessoal;
  • Contabilidade;
  • Sala de reunião;
  • Banheiros;
  • Copa.

Pessoal

Como dito anteriormente, caso o contabilista não tenha nenhum cliente, o jeito é começar sozinho e ir dando um passo de cada vez, se já está inserido no mercado e já tem uma carteira de clientes.

Equipamentos

Logicamente a quantidade depende do tamanho da equipe, geralmente são esses os mais utilizados.

Equipamentos e materiais para escritório

  • Armários para arquivo;
  • Cadeira;
  • Calculadora: Simples; Financeira – HP 12C;
  • Computador;
  • Estantes – estilo de biblioteca;
  • Impressora: Matricial; Laser; Multifuncional ou escâner.
  • Mesa;
  • Pastas AZ – lombo largo;
  • Pastas suspensas;
  • Telefone.

Serviço Contábil

O produto de todo escritório de contabilidade é o seu serviço, seja escrituração, consultoria, folha de pagamento ou outros.

Sem dúvida o tempo é fato essencial na melhoria da prestação de serviços, em particular no que se refere a folhas de pagamento, entregar para os clientes com antecedência, é essencial para evitar transtornos de falta de pagamento, ou atraso dos tributos.

Se tem um fator que distingue serviços de contabilidade, esse fator é a relação empresa/escritório.

Ter um canal de diálogo sempre aberto e sincero entre as empresas e profissionais do escritório é fundamental.

A tendência é ficar cada vez mais perto do cliente, agregando valor a seu negócio dando total atenção e consultoria.

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Processos e organização

processos contabeis

Sem dúvidas ter processos documentados de toda as atividades, bem como ter indicadores referentes a esses processos é um diferencial e tanto para o seu escritório de contabilidade.

Esses processos definidos e documentados facilitam e muito a melhoria da empresa através do aperfeiçoamento das metas e indicadores.

Você verá como é difícil treinar pessoas se não tem bem definido suas funções, suas atividades, suas metas e seu conhecimento.

Ir crescendo e já ir montando e documentando a estrutura do seu negócio contábil, sem dúvidas facilitará e muito a sua gestão como empreendedor.

Isso ajuda também a delegar e ajustar os processos para manter o equilíbrio evitando gargalos e gerando atrasos nos serviços.

Alguns processos e burocracias que devem ser aplicados no seu escritório para uma boa gestão.

Protocolo

Deve-se protocolar todos os documentos que circulam entre o seu cliente e seu escritório e vice-versa.

Esse processo tem a função de identificar com agilidade a localização de todo e qualquer documento sobre a responsabilidade do escritório.

Esse mesmo setor deverá se encarregar da distribuição interna da documentação junto aos departamentos.

Departamento de Escrita Fiscal

Neste departamento será efetivado o registro de todas as NF tanto de entrada quanto de saída, preparando os diversos livros fiscais.

Esse departamento se encarrega também de validar todas as retenções de impostos, contribuições e tributos que incidem sobre as NF.

Departamento de Pessoal

O departamento pessoal é responsável pelo registro dos funcionários contratadas pelas empresas, devendo cuidar para que nada seja esquecido ou deixado para ser realizado em segundo plano.

Da mesma forma deverá ser dada total atenção aos processos de rescisão contratual de funcionários.

Existem outras responsabilidades como…

  • Controles admissionais e demissionais
  • Folha de Pagamento mensal,
  • Folha de pró-labore,
  • Folha de terceirizados,
  • Cálculo de impostos e contribuições sobre a folha (INSS, IRRF, contribuição sindical e etc…).
  • Provisões de Férias e 13º.
  • Entrega de Declarações (ESOCIAL, RAIS, CAGED, SEFIP, DIRF, DCTF, etc…).

Departamento Contábil

Nesse departamento que ocorre a consolidação de todas as informações dos demais departamentos.

O Encarregado por esse departamento será também o responsável para apresentar ao empresário as diversas formas de tributação aplicável e as informações do balanço.

Departamento de Arquivo

Alguns escritórios contábeis com um estrutura grande de pessoas possui um departamento de arquivo para arquivar, manter e controlar todos os tipos de arquivo.

É o departamento que cuida do arquivamento de documentos tanto da própria empresa, quanto de terceiros.

É extremamente importante ser rigoroso e criterioso ao se organizar documentações, visando sempre a rapidez e a facilidade ao se encontrar um determinado documento.

Automação de um escritório contábil

automacao dos servicos contabeis

Ter um processo documentado e bem estruturado já ajuda muito na procura de um software de automação para esse tipo de empresa.

Existem softwares no mercado para escritórios de contabilidade, a utilização pode reduzir muito um dos problemas que desperdiçam tempo entre clientes/escritório, que é a digitação.

Automatizar também significa melhorar processos de forma que não se perca tempo com duplicidades.

Logística

Buscar e entregar documentos é uma das principais atividades de um escritório de contabilidade.

Esse é um serviço que pode ser terceirizado ou realizado por funcionário do próprio escritório, o importante é que além da rapidez, haja compromisso e responsabilidade nesse serviço.

Mas você pode fazer um acordo com o cliente onde ele pode digitalizar os documentos e enviar pra você por email.

Além desses, uma outra atividade referente a logística de escritórios de contabilidade, está relacionada a Cartórios, Junta Comercial, Secretaria da Fazenda Federal, Estadual e Municipal, dentre outros.

Investimento para abrir um escritório de contabilidade

O investimento depende muito de como você começará seu negócio, se já tem ou não uma base de clientes, ou qual sua expectativa quanto ao tamanho do seu plano.

Incluindo mobiliário para a área administrativo/operacional e software, bem como adequação da área do escritório, o investimento de um escritório de pode variar muito entre 10 a 50 mil reais.

Capital de Giro

O Capital de Giro para um escritório de contabilidade pode variar de 25% a 55% do investimento total.

Lembrando que Capital de Giro é o montante de recursos financeiros que a empresa precisa manter para garantir fluidez dos ciclos de caixa durante certo período, no caso de escritórios de contabilidade, normalmente 1 mês.

Custos

Custos são os gastos envolvidos na produção do serviço contábil e geralmente em um escritório de contabilidade são:

    1. Salários e encargos;
    2. Impostos, contribuições e taxas;
    3. Aluguel, taxa de condomínio, segurança;
    4. Água, Luz, Telefone e acesso à internet;
    5. Manutenção de software;
    6. Produtos para higiene e limpeza da empresa e funcionários;
    7. Propaganda e Publicidade da empresa;
    8. Aquisição de produtos para funcionamento do escritório de contabilidade;

Diferenciação Contábil

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Fator de extrema importância não só para os escritórios de contabilidade, mais também para todo o negócio que se pretende abrir.

Além da qualificação técnica e de disponibilizar exatamente o serviço solicitado ao cliente, contar com canais abertos para tirar dúvidas dos clientes, além de manter um bom relacionamento com os funcionários dos clientes, agregam muito valor no serviço prestado.

Toda a melhoria dos serviços deve se basear na melhoria dos seguintes itens:

  • Segurança;
  • Confiança;
  • Presteza;
  • Competência;
  • Acessibilidade;
  • Cortesia;
  • Comunicação;
  • Credibilidade;
  • Empatia;
  • Tangibilidade (tornar o mais tangível possível).

Marketing e Vendas

Marketing Contabil

O boca-a-boca ainda é uma excelente ferramenta, mas é parte do processo de crescimento a constante prospecção de novos clientes.

A indicação é importante, mas insuficiente para sustentar o crescimento da sua empresa!

Para isso é preciso que você avalie novas estratégias de atração de clientes para seu escritório contábil todos os meses.

É material fundamental do crescimento de um escritório de contabilidade a prospecção, visita e networking por parte do empresário.

é importante destinar parte da verba para a divulgação, principalmente em se tratando de marketing digital que pode ser usado para aumento do valor da marca nos clientes, ou prospecção de novos clientes.

Sugiro a você que destine de 5% a 10% para estratégia de marketing como um todo, é isto que fará seu escritório crescer.

Fisco e tributos

Para os escritórios de contabilidade, tanto ME, EPP ou MEI, a opção pelo SIMPLES Nacional sempre será muito vantajosa sob o aspecto tributário, bem como nas facilidades de abertura do estabelecimento e para cumprimento das obrigações.

Entidades e Normas

  • CAIXA ECONÔMICA FEDERAL – www.caixa.gov.br
  • CFC – Conselho Federal de Contabilidade – www.cfc.org.br
  • CRC – Conselho Regional de Contabilidade – www.crc(uf).org.br, por exemplo: www.crcdf.org.br
  • FENACON – Federação Nacional das Empresas de Serviços Contábeis e das Empresas de Assessoramento, Perícias, Informações e Pesquisa – www.fenacon.org.br
  • IBRACON – Instituto dos Auditores Independentes do Brasil – www.ibracon.com.br
  • JUNTA COMERCIAL – Cada cidade/estado tem a sua.
  • MINISTÉRIO DA PREVIDÊNCIA SOCIAL – www.mpas.gov.br
  • MTE – MINISTÉRIO DO TRABALHO E DO EMPREGO – www.mte.gov.br
  • SECRETARIA DA RECEITA FEDERAL – www.receita.fazenda.gov.br
  • SESCON – Sindicato das Empresas de Serviços Contábeis e das Empresas de Assessoramento, Perícias, Informações e Pesquisas – www.sescon.org.br – ressalta-se que esse site é direcionado para cada estado da federação.

Conclusão

Escritório de contabilidade é um negócio como outro qualquer, além é claro de suas particularidades.

O fato de ser um excelente contador não garante o sucesso de um escritório de abrir um escritório de contabilidade, características empreendedoras em se tratando de criação de empresas tem mais valor do que o conhecimento técnico quando se trata de atrair e manter clientes.

Espero que este artigo possa ter contribuído de alguma maneira para você que está pensando em abrir um escritório contábil.

Se estiver com alguma dúvida deixe seu comentário, se gostou deste artigo compartilhe com seus amigos.

 

 

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