Outra forma de ganhar experiência em uma área específica é trabalhar ganhando pouco ou nenhum dinheiro – por mais injusto ou pouco motivante que soe, irá te ajudar a abrir uma série de oportunidades: pode ser voluntário, estagiar ou trabalhar por conta para ganhar experiência prática.
Dependendo da carreira, fazer ou contribuir em um blog pode ser uma boa forma de mostrar a sua paixão e talento.
Pela minha experiencia, quando você tem um blog de conteúdo referente a sua área de atuação, mostra que você tem um nível profundo de conhecimento, é prova dos seus conhecimentos na área.
Acredite com um blog você terá “vários pontos positivos” no processo de recrutamento.
Resumindo: encha o seu CV e portfólio com projetos relevantes, feitos em meio período, finais de semana ou férias escolares.
SEJA VOLUNTÁRIO
Aproveite o tempo que tiver e seja voluntário, tanto em causas sociais em sua comunidade quanto em empresas que estão abertas para esse tipo de oportunidade
Esse tipo de experiência ajuda você a desenvolver-se como pessoa e a aprender novas habilidades que podem servir de coringa em seu currículo.
ESTUDE MAIS
Outra forma de se desenvolver na carreira é apostar nos estudos. Faça atividades extracurriculares, aprenda novos idiomas e aproveite cursos online oferecidos gratuitamente por universidades de destaque.
Cada tentativa servirá de aprendizado e amostra de seu esforço para os recrutadores.
FAÇA CONTATOS
Algumas das melhores oportunidades de emprego surgem de contatos que você faz, seja na faculdade ou em reuniões casuais.
Além dos círculos sociais tradicionais você também pode buscar por contatos em grupos online e redes sociais especializadas nesse tipo de atividade.
Identifique organizações profissionais que estejam em sua área de atuação e podem auxiliar você na procura pelo emprego.
Por conta da situação, você deve focar seu currículo em suas habilidades e aptidões, mais do que em sua experiência (ainda que seja mínima).
Ao invés de colocar “histórico profissional”, escreva “experiência acadêmica e profissional”.
Escolha um formato funcional e não cronológico para não dar espaço para que o recrutador note a falta de experiência.
TENHA PACIÊNCIA
Seja paciente e esteja disposto a começar em posições mais modestas. Conseguir um trabalho pode demorar.
Também pode ser cansativo e às vezes pode não parecer uma boa ideia, mas se é isso o que procura e que te faz feliz, prossiga e conseguirá!
SEJA REALISTA COM A AMBIÇÃO
Apesar de ter sempre a ambição de querer mais na sua carreira, também é importante ter bom senso quando se candidatas a um trabalho.
Você é um novato, por isso concentre-se em posições de entrada no mercado, em que possa fazer um bom trabalho e mostrar que consegue cumprir o que é dado.
Deixe claro que sabe que é um iniciante mas que está ansioso em aprender, e não deixe de acrescentar entusiasmo, paixão e determinação.
Saber quais tarefas e que profissionais contratar é fundamental também.
Em cada departamento deve ter profissionais qualificados para as tarefas que a empresa desenvolve.
Se você já tem um escritório, o início de todo o processo de padronização e criação de rotina em um escritório de contabilidade, deve se dar através de entrevistas com os colaboradores.
Afim de fazer um levantamento de tudo o que cada profissional faz, as tarefas macros e micros de cada colaborador.
Rotina Contábil: Processos básicos
A seguir temos uma lista com os processos básicos e as tarefas fundamentais para o bom desenvolvimento da rotina em um escritório de contabilidade.
Protocolo:
esse processo tem a função de identificar com agilidade a localização de todo e qualquer documento sobre a responsabilidade do escritório, inclusive mantendo controle de prazos, etc.
Esse mesmo setor deverá se encarregar da distribuição interna da documentação junto aos diversos departamentos, da mesma forma deverá ser feito o protocolo para tal distribuição.
Departamento de Escrita Fiscal:
nesse setor ocorre o início das operações das empresas no escritório de contabilidade.
Sendo assim, nesse departamento será efetivado o registro de todas as NF tanto de entrada quanto de saída.
Preparando os diversos livros fiscais exigidos pela legislação dos diversos poderes de Estado.
Esse departamento se encarrega também de validar todas as retenções de impostos, contribuições e tributos que incidem sobre as NF, sejam elas de entrada ou saída.
Inclusive nos casos em que a empresa destinatária ou originária tenha que atuar com retenções na forma de Substituição Tributária.
Departamento de Pessoal:
essa área será a responsável pelo registro de todos os funcionários contratadas pelas empresas.
Devendo cuidar para que nenhum elemento requerido seja esquecido ou deixado para ser realizado em segundo plano.
Da mesma forma deverá ser dada total atenção aos processos de rescisão contratual de funcionários.
Além dos controles admissionais e demissionais, o Departamento de Pessoal também é o responsável pelo processamento da Folha de Pagamento mensal.
Folha dos funcionários da empresa, folha de pró-labore, folha de terceirizados, cálculo de impostos incidentes sobre as verbas da folha (INSS, IRRF, dentre outros),
Da mesma forma deverá manter rigoroso controle das deduções incidentes sobre remuneração de funcionários, seja no âmbito sindical, órgãos fiscalizadores, etc.
Esse departamento também deverá apurar mensalmente todas as provisões relacionadas às Férias e 13º, devendo ainda refletir os encargos incidentes sobre tais provisões (INSS e FGTS).
É também nesse departamento que serão emitidos os contracheques mensais e os declarações, tais como
Nesse departamento que ocorre a consolidação de todas as informações dos demais departamentos do escritório de contabilidade
Além de inserir as demais informações que possam não vir dos dois departamentos indicados acima, como por exemplo, lançamentos inerentes a Atas Societárias (aumento de capital, distribuição de lucros, dentre outros).
O Encarregado por esse departamento será também o responsável para apresentar ao empresário as diversas formas de tributação aplicável às empresas, como exemplo: Lucro Real, Lucro Presumido, Simples Nacional.
Também será a partir desse departamento que irá ocorrer a impressão dos livros contábeis – DIÁRIO, BALANCETE, RAZÃO e outros.
Tempo, tempo, tempo
Como é raro o tempo dentro de um escritório de contabilidade, lembro de trabalhar com um profissional que tinha saído de um escritório de contabilidade, onde fazia 10 anos que trabalhava.
Vi o quanto era disciplinado no tempo do cafezinho.
Enquanto todos deixavam os minutos passar, por uma força de hábito ele tinha o tempo cronometrado para voltar às atividades.
Sem dúvida herança dos seus 10 anos trabalhando na rotina diária em um escritório de contabilidade.
Quem não conseguir se organizar e deixar a procrastinação de lado é muito difícil conseguir trabalhar em um escritório de contabilidade.
E se assim não for, simplesmente a papelada vai se acumulando em cima da mesa.
A satisfação do cliente depende da sua habilidade de usar o tempo.
O que você tem para fazer hoje Que Pode Melhorar Sua Rotina Contábil?
Em vez de ficar enchendo seu computador de lembretes, post-it e alertas, prepare sempre uma lista de tudo o que tem para fazer logo de manhã.
De preferência prepare essa lista um dia antes, na sua última hora de trabalho.
Essa é uma técnica que os especialistas em produtividade usam para diminuir a ansiedade sobre o que fazer no dia seguinte, e já chegar de manhã e ir direto para a ação sem perder tempo.
As listas são bastante importantes quando a organização das tarefas e a manutenção do foco na rotina.
Veremos daqui a pouco que existem softwares que facilitam a gestão das tarefas pela equipe.
Sendo que o responsável pelo escritório pode ter o total controle de toda as tarefas que estão sendo efetuadas.
Inclusive há softwares gratuitos, que facilitam e muito essa tarefa da gestão de rotinas da equipe.
Dessa maneira é fácil para o responsável acompanhar quem está trabalhando mais e quem está procrastinando.
Bem como quem está com muito ou pouca carga de trabalho.
Rotina Contábil: O jeito mais fácil para criar uma rotina em um escritório de contabilidade
A maneira mais fácil, e não necessariamente a mais eficiente e eficaz.
Deixar com que cada colaborador, a partir da departamentalização e da definição de funções, planejem sua própria rotina, conforme o trabalho for chegando.
Isso funciona muito bem, se você tem uma equipe profissional, confiável e aplicada.
Agora em uma equipe menos centrada e focada, você deve tomar algumas providências para o aumento da produtividade.
A começar pelas redes sociais que, ou devem ser extintas (menos recomendado), ou liberado a internet.
Com grande conversa e expectativas de usos estritamente limitado, que é o caso mais recomendado.
Já que proibir gera uma vontade insana de infringir a lei.
Portanto a primeira coisa a se fazer é ter uma conversa franca e aberta, bem como estar sempre lembrando as pessoas desse detalhe importante.
Existem software grátis que marca o tempo de uso de cada software instalado no computador, ou de cada endereço na internet visitado durante a hora de trabalho.
Esses softwares dá um relatório completo de tudo o que a pessoa fez durante o tempo em que esteve na frente do computador.
Cada profissional tem autonomia para listar suas tarefas e definir suas próprias metas, levando em consideração a necessidade do cliente.
Uma coisa que ninguém nota mas é fácil de perceber, que mesmo que se tenha uma carga enorme de tarefas diárias e diferentes.
Com o passar do tempo o padrão se repete, e é extremamente fácil colocar no papel o que cada colaborador faz durante o dia.
Como dito anteriormente, o primeiro passo para criar uma rotina contábil e o balanceamento da carga de trabalho entre a equipe, é tirar um tempo para fazer entrevistas com os colaboradores e fazer um levantamento das tarefas realizadas para cada um.
Na hora as pessoas não sabem direito o que fazem, é normal.
É só fazer elas entenderem que o que elas fazem é um processo, e como todo o processo tem uma entrada e uma saída, então pergunte:
Quem traz trabalho para você?
Quais os trabalhos que cada uma dessas pessoas traz para você?
Para onde vai o trabalho que você realiza?
Para cada entrada tem uma saída, quais os trabalhos prontos que você entrega?
Com essas perguntas não tem como você não descobrir o que cada um faz, cada um vai tentar dar uma valorizada, mas fique atento no essencial, o que chega e o que sai.
Após essas entrevistas, você terá uma lista exata do que cada um faz.
Não se preocupe se está faltando alguma coisa, se tiver elas vão lembrar e vão vir te dizer, deixe essa possibilidade aberta para cada um.
Dividindo as tarefas
Com essa lista de tarefas fica fácil analisar quem tem tarefas mais complicadas que levam mais tempo, e quem tem várias, que levam menos tempo.
Fica muito mais fácil após tabulado e analisado cada atividade, fazer uma justa redistribuição da carga de trabalho.
Você poderá identificar ociosos também, ou que sua equipe está fazendo mágica e você nem sabia.
Muita coisa interessante pode ser tirada desse relatório.
Você pode definir quais as competências necessárias para a realização de cada tarefa, em relação a Conhecimento, Habilidade e Experiência.
Com as competências definidas é fácil criar um cronograma de treinamento e melhorar o desempenho de cada profissional.
E com tudo isso pronto, inclusive, você pode criar um plano de carreira ou progressão salarial, conforme a aquisição das competências necessárias para subir de função.
Padronizando as tarefas
Também é possível você estabelecer tempos para cada tarefa, mais isso veremos com mais detalhes no próximo tópico.
O importante é que agora você tem um mapa de atividades e competências e pode avaliar cada colaborador.
Verificar quais competências tem e quais precisa adquirir para subir de função ou simplesmente melhorar o desempenho na sua função atual.
O jeito mais difícil de criar uma rotina contábil, mais com certeza o mais bem gerenciado, sem dúvida é você, ou um responsável assumir a gestão das tarefas de cada funcionário.
Para seguir uma hierarquia, o correto é ter um responsável em cada setor que realizará a gestão de seus subordinados.
Isso demandará que todo dia seja redistribuído as tarefas de maneira que seja constante e balanceado os trabalhos da equipe.
Com um pouco de treinamento e bom senso é muito possível ter um escritório muito bem gerenciado em termos de divisão de trabalho e rotinas.
Com antecipação é possível saber se necessitará ou não contratar, ou se tem menos serviço do que a demanda da sua equipe.
Padronizando total
A padronização total na rotina contábil requer um Manual da Qualidade e procedimentos para a realização do trabalho em cada departamento.
Isso, apesar de trabalhoso, não é difícil, e fica muito mais fácil o treinamento e a curva de aprendizagem quando ocorrer a troca de um colaborador.
Baseando-se nos procedimentos escritos, rapidamente podem ser criados treinamentos de integração para qualquer colaborador novo que vier a ocupar algum cargo antes preenchido.
Tudo isso parece burocrático, e é às vezes, só que a gente só controla e faz a gestão daquilo que sabemos, documentamos e medimos.
Não há gestão se não existem ferramentas para que seja avaliado o desempenho de uma pessoa ou um processo.
Dando tempo para cada tarefa
Parte do processo de padronização, é utilizar um software para fazer a gestão das tarefas, eis alguns, com sugestão do primeiro e segundo da lista:
Runrun.it
Asana
Trello (Meu preferido)
Teamwork
Todoist
KanbanFlow
Nesses softwares, que poderá ser usado de graça, até certo limite, pode-se inserir as tarefas que você levantou e atribuir para cada membro do time.
O membro do time se encarregará de dar o start no início da realização da tarefa e stop quando terminar a tarefa.
Essa é a principal exercício do membro do grupo, criar o hábito de iniciar e fechar uma tarefa.
Com o passar dos dias você terá uma média do tempo que se leva para realizar cada tarefa e poderá estipular tempo para a realização de cada tarefa.
Alguns do software acima leva em consideração o tempo, outros não, por exemplo o Runrun.it leva em consideração o tempo empregado em cada tarefa, já o Asana considera se foi realizada ou não a tarefa no prazo estipulado.
Com o passar do tempo os próprios usuários começarão a ver gargalos nos processos, em particular quando a realização de uma atividade, dependa da realização da atividade de um outro membro do grupo.
De tempos em tempos, reuniões devem ser realizadas, com ideias por parte da equipe, de melhoria no processo.
Medindo o processo
Para melhorar um processo, antes, é preciso definir algum indicador, seja ele tempo de realização, falta de informação para a realização da tarefa, erros que causam retrabalhos, satisfação dos clientes, tempo de busca e entrega de documentos, entre outros.
Esses indicadores devem ser avaliados nessas reuniões, e ideias, bem como metas de melhoria, devem ser dadas como forma de melhoria contínua.
Essas metas devem ser acompanhadas.
Sugestões de melhorias como a própria informatização que agiliza o processo, devem ser avaliadas pelos superiores a fim de ver se é realmente viável a implementação, e se a ganho de eficiência.
Tendo total controle da equipe
Através dessas dicas que dei aqui, se aplicado, em pouco tempo aquilo que era sem organização, padrão ou gestão, estará perfeitamente sob domínio de você ou alguém que você designe para essa função.
Se envolver com o processo de criação de rotina em um escritório de contabilidade, mostra que você está preocupado com a melhoria da empresa internamente.
Fator essencial para a melhoria da produtividade de uma organização, seja ela qual for.
Só da maneira como tratamos aqui, que você estará no controle, não o trabalho te controlando.
Essa é uma tendência mundial, ter critérios de avaliar as tarefas e meios de medir o desempenho de cada um, bem como o desempenho da empresa como um todo.
“Não se gerencia o que não se mede, não se mede o que não se define, não se define o que não se entende, ou seja, não há sucesso no que não se gerencia”. (Adaptado de W. Edwards Deming).
Bem, chegamos ao final, se ainda está aqui e até aqui chegou, muito obrigado.
Espero que você aplique o conhecimento aqui exposto e melhore o desempenho da sua equipe através da criação de uma rotina em seu escritório de contabilidade.
A criação de rotina em um escritório de contabilidade depende muito mais de trabalho do que conhecimento, conhecimento há, na verdade você precisa usá-lo, porque só através da aplicação do conhecimento que é gerado valor.
E lembre-se sempre, a melhoria é um processo contínuo, mais você precisa começar.
